Dans le secteur de la construction, la sous-traitance est chose courante et chaque opération implique des documents qui peuvent être complexes, car ils doivent être signés par de multiples parties prenantes. Un processus qui requiert beaucoup de temps et d’efforts. Aujourd’hui, un nombre croissant d’entreprises intègrent des solutions de dématérialisation dans leur processus de gestion. Et notamment la signature électronique pour l’optimisation de leurs marchés.

Subclic vous partage aujourd’hui 5 raisons pour lesquelles il est temps d’adopter vous aussi, la signature électronique.

1 – Gain de temps et d’efficacité

La dématérialisation est une étape clé à franchir pour optimiser la gestion de ses marchés. La signature électronique permet un gain de temps et d’efficacité pour plusieurs raisons. Tout d’abord, elle élimine les délais liés à l’impression, à la livraison et à la gestion des documents papier, ce qui permet d’accélérer considérablement les processus de signature. Les signataires peuvent signer à distance, depuis leur ordinateur ou leur smartphone, en quelques clics, sans avoir à se déplacer ou à attendre que le document leur parvienne.

Ensuite, la signature électronique permet de simplifier et de rationaliser les processus de signature, en éliminant les tâches manuelles et répétitives liées à la gestion des documents papier. Elle peut être intégrée à des processus automatisés, tels que les workflows de signature, qui permettent de gérer les différents stades de la signature électronique de manière fluide et efficace.

2 – Sécurité et conformité

La signature électronique est considérée comme un gage de sécurité et de conformité pour plusieurs raisons. Tout d’abord, elle permet d’authentifier l’identité du signataire de manière fiable et vérifiable, grâce à des mécanismes de cryptographie qui assurent l’intégrité et la non-répudiation du document signé. Ainsi, elle garantit que le document a été signé par la personne autorisée et qu’il n’a pas été altéré depuis la signature.

De plus, la signature électronique est juridiquement reconnue dans de nombreux pays, y compris en France et peut donc être associée à des certificats numériques délivrés par des autorités de certification reconnues, ce qui renforce encore la fiabilité de l’authentification et de l’intégrité du document.

La signature électronique est ainsi conforme à de nombreuses réglementations et normes internationales, telles que le règlement eIDAS de l’Union européenne, qui encadre l’utilisation des signatures électroniques et garantit leur reconnaissance juridique dans l’ensemble des pays membres. Elle peut également répondre aux exigences de conformité de différents secteurs d’activité, tels que la finance, le btp, la santé ou l’administration publique, en offrant des mécanismes de sécurité qui répondent aux normes et réglementations spécifiques de chaque secteur.

3 – Réduction des coûts

La signature électronique permet de réduire de nombreux coûts pour plusieurs raisons. Tout d’abord, elle permet d’éliminer les coûts liés à la gestion et au stockage des documents papier, tels que l’impression, la livraison et le stockage physique. Ensuite, elle simplifie le processus de signature en permettant aux signataires de signer à distance, réduisant ainsi les coûts de déplacement et les temps d’attente.

De plus, la signature électronique peut être intégrée à des processus automatisés, ce qui permet de réduire les coûts liés aux tâches manuelles et répétitives. Enfin, elle permet de réduire les risques d’erreur ou de fraude, réduisant ainsi les coûts liés aux vérifications et aux corrections.

4 – Traçabilité

Accompagné par une plateforme dédiée, la signature électronique offre une traçabilité complète du processus, de l’envoi du document à la validation de la signature, en passant par l’identification et l’authentification du signataire. Cette traçabilité est rendue possible grâce à l’utilisation de certificats numériques délivrés par des autorités de certification reconnues, qui permettent de garantir l’identité du signataire et l’intégrité du document.

Terminé les zones de flous : la signature électronique permet de garder une trace des différents événements qui se produisent pendant le processus de signature, tels que les tentatives de signature infructueuses, les refus de signature, les annulations ou les modifications du document. Ces événements sont enregistrés dans un journal de traçabilité, qui permet de retracer l’historique complet de la signature électronique et de vérifier à tout moment qui a signé quoi et quand.

5 – Amélioration de la collaboration

La signature électronique facilite la collaboration entre les différents acteurs pour garantir le parallélisme des formes. Les documents sont signés rapidement et la communication entre les parties prenantes est améliorée.

Vous l’aurez compris, en adoptant la signature électronique pour gérer votre sous-traitance, vous pouvez bénéficier de nombreux avantages. Cela vous permettra de gagner du temps, de réduire les coûts, d’assurer la conformité légale en s’assurant d’avoir tous les documents obligatoires et de faciliter la collaboration entre les différents acteurs impliqués. Pour gérer votre dématérialisation, tournez-vous vers sur les plateformes dédiées.

Les signatures électroniques sur Subclic

S’appuyer sur un spécialise externe peut être une piste pour faciliter la mise en œuvre opérationnelle de vos signatures électronique. Découvrez Subclic, une plateforme créé par et pour les professionnels de la construction, conçu pour automatiser et centraliser votre gestion contractuelle en simplifiant le processus de rédaction et de signature de l’ensemble des contrats et documents chantier.

Subclic travaille avec des partenaires de confiance pour vos signatures électroniques et la conformité administrative de vos collaborateurs : E-attestation, Attestation Légale, Universign, Hiveo, Stelliance. La plateforme garantie la sécurité, la confidentialité et l’hébergement de vos données, contribuant à l’atteinte de vos objectifs.

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