Nord France Constructions, une entreprise de construction et entité du groupe Fayat, poursuit son engagement RSE, notamment en faveur de la digitalisation de ses processus internes en adoptant la plateforme Subclic. Rencontre avec Jérôme Desnoulez, directeur administratif et financier depuis trois ans, qui nous dévoile les multiples avantages de ce choix stratégique.

En quoi consiste l’activité de Nord France Constructions et où-est-ce que vous intervenez ?

“Filiale de la division FAYAT BATIMENT, Nord France Constructions intervient dans toute la région du nord de la France, le siège social et notre agence travaux principale sont situés à Lambersart (59) et nous avons une seconde agence dans l’Oise, à Compiègne (60), qui intervient en Picardie et également dans le Nord de l’ile de France. Notre société compte aujourd’hui près de 200 personnes et se distingue par une activité riche dans la construction de logements, bureaux, et ouvrages fonctionnels. Pour ma part, j’occupe le poste de directeur administratif et financier depuis plus de 3 ans aujourd’hui.” 

Quels étaient les principaux enjeux lors de la sélection de Subclic ?

“Pour Nord France Constructions, l’implantation de Subclic visait principalement à rationaliser les processus de gestion des sous-traitants. L’objectif était principalement de gagner du temps dans la rédaction de contrats de sous-traitance, de réduire les impressions papier pour favoriser la protection de l’environnement, en lien avec notre stratégie RSE et de réduire les frais postaux.”

Comment Subclic a pu vous accompagner dans la réorganisation de vos processus de gestion de sous-traitance ?

“La solution Subclic a particulièrement amélioré notre façon de rédiger les contrats. En effet, nous utilisons un contrat socle Division FAYAT Bâtiment entériné par nos juristes mais la souplesse de l’outil permet d’adapter nos contrats en fonction des situations. Le passage au numérique a diminué les risques de ratures sur les documents, un problème assez fréquent par le passé. L’outil nous permet aussi de sécuriser le contenu de nos contrats grâce au respect du processus de validation : à chaque étape, les directeurs d’exploitation, les directeurs d’agences, et même la direction financière sont impliqués et l’ordre de validation assuré. Cette approche nous assure que seuls les contrats les plus sûrs et bien validés par tous les collaborateurs concernés seront présentés aux signataires. Cela nous offre une garantie supplémentaire de sécurité pour ce qui va être envoyé.”

Comment évaluez-vous la mise en place de Subclic, tant en interne que pour vos sous-traitants ?

“En interne, il y avait quelques réticences parmi les collaborateurs, pour la mise en place de la solution. Il a fallu mener une conduite de changement afin que les équipes puissent s’adapter et adhérer à la solution. Mais avec un accompagnement de Subclic par le biais de mise au point, de tests, et de cadrages, nous avons pu aboutir facilement à la mise en place de la solution. Au bout de quelques mois et une fois cette étape finalisée, tous étaient unanimement positifs et satisfaits par la plateforme. Au niveau des sous-traitants, nous n’avons pas eu de remontées au niveau du processus de signature, traduisant une satisfaction générale des signataires”

Après 2 ans d’utilisation et comparativement à avant, quels avantages la solution vous a-t-elle apportée ?

“Nous avons optimisé la gestion de nos contrats, en gagnant du temps grâce à une solution simple et facile d’utilisation pour nos équipes et pour nos sous-traitants. Nous avons gagné en visibilité sur l’avancée des contrats,  au niveau de la rédaction et des étapes de signature : nous bénéficions d’une vue d’ensemble sur l’état de chaque contrat. En complément, l’archivage nous garantit une traçabilité claire. Nous avons également pu élargir la solution avec la mise en place de la signature de nos contrats de bureaux d’études, la gestion des avenants de nos contrats et également la signature des décomptes définitifs qui permet de clôturer administrativement les contrats de façon plus efficiente.“

Quelles ressources avez-vous pu économiser depuis l’adoption de la plateforme ? 

Gain de temps

“L’utilisation de Subclic a considérablement réduit le temps passé sur la rédaction de contrats. Un certain nombre d’éléments sont saisis dans SUBCLIC au démarrage du chantier (caractéristiques de l’opération, dossier commun…) et servent ensuite à tous les contrats de l’opération, ce qui évite une ressaisie inutile d’informations et limite également les possibles erreurs de saisie.

Charge mentale préservée

Les avantages de Subclic se sont traduits aussi dans la charge de travail individuelle : les assistantes travaux n’ont plus besoin d’imprimer les contrats en double exemplaire, d’affranchir et de les envoyer par la poste, de surveiller les retours signés…tandis que les signataires, n’ont plus à parapher et à signer une quantité importante de pages, la signature électronique du contrat global étant unique tout en restant sécurisée et qualifiée.

Bénéfices économiques

Des avantages économiques sont notables au niveau du budget des frais postaux : avec des contrats qui étaient toujours assez volumineux, les frais d’affranchissement étaient conséquents. Aujourd’hui, nous atteignons une réduction de près de 40 % du budget initial.”

Une transition digitale réussie

Pour Nord France Constructions, le passage sur Subclic a été une étape cruciale dans leur quête d’efficacité et de durabilité, démontrant ainsi leur engagement envers une gestion plus responsable de leurs opérations. Après deux ans d’utilisation, le bilan est clair : l’adoption de Subclic au sein de l’entreprise et la satisfaction des sous-traitants, marque une avancée significative dans la digitalisation des processus internes. De plus, les bénéfices tangibles en termes de temps et d’économies ont permis de soulager les équipes et d’optimiser les processus pour une gestion optimisée de leur sous-traitance.

– Merci à Jérôme Desnoulez pour ce témoignage –