Fondée en 1893 par des Compagnons du Devoir, la Société Coopérative Les Charpentiers de Paris a su garder le savoir-faire, la qualité d’exécution des projets et l’esprit de travail en collaboration. Avec plus de 130 ans de savoir-faire et de nombreuses références en France, Les Charpentiers de Paris se sont développés pour devenir aujourd’hui un acteur majeur dans le domaine de la charpente et de la menuiserie.

Aujourd’hui, Les Charpentiers de Paris continuent de marquer de son empreinte les monuments et les édifices parisiens : ils sont notamment intervenus en tant que Maître d’œuvre et Entreprise Principale auprès de Christo et Jeanne-Claude lors du projet d’empaquetage de L’Arc de Triomphe, en 2021 !

En avril dernier, Les Charpentiers de Paris venait de fêter ses 130 ans : cela ne les empêchent pas d’être en quête perpétuelle d’innovation et d’amélioration, puisqu’ils ont décidé de moderniser la gestion de leur sous-traitance. Soucieux d’optimiser leurs processus et de faciliter la collaboration avec leurs partenaires externes, ils ont fait appel à Subclic. Cette initiative témoigne de la volonté de l’entreprise de rester à la pointe de la technologie, tout en préservant son héritage séculaire.

Découvrons comment cette collaboration avec Subclic a amélioré la façon dont la société travaille avec leurs sous-traitants, à travers le témoignage de Carole Hadad, l’une de leurs collaboratrices depuis maintenant 18 ans.

Mme Hadad, pour commencer, présentez-vous : quelles sont vos fonctions chez Les Charpentiers de Paris et où-est-ce que vous intervenez ?

“Je suis Carole Hadad, j’occupe le poste de comptable chez Les Charpentiers de Paris depuis mars 2005. J’interviens dans la gestion de toute la comptabilité fournisseurs, notamment celle des sous-traitants : cette responsabilité englobe tous les marchés de notre entreprise, qu’ils soient privés ou publics.”

Au départ, comment avez-vous appréhendé le fait d’utiliser l’outil Subclic pour la gestion de votre sous-traitance ?

“Au départ, j’étais un peu inquiète car je ne savais pas comment nous allions réellement gérer la situation. Cette initiative est venue de notre PDG, M. Pénillault, qui a eu l’occasion de découvrir la plateforme Subclic lors de la signature d’un marché ou nous étions nous-mêmes sous-traitants. C’est ainsi que nous avons été mis en contact avec un membre de votre équipe.

J’ai anticipé que cela pourrait être plus ou moins compliqué en fonction de nos différents sous-traitants. En particulier, les petites entreprises artisanales qui ne sont pas habituées à effectuer des tâches numériques telles que le téléchargement des formulaires DC4. Cependant, grâce au soutien offert par Subclic, tous nos sous-traitants, y compris ceux qui étaient moins à l’aise au début, utilisent désormais la plateforme pour chaque opération.”

Comment la solution Subclic a pu vous accompagner dans la réorganisation de vos process de gestion de la sous-traitance ?

“En réalité, Subclic n’a pas bousculé le process en interne dans la mesure où j’en assure toujours la gestion. Les chargés d’affaires continuent de saisir les éléments particuliers des contrats de sous-traitance, comme cela a toujours été le cas. En revanche, j’y interviens en amont (étant donné qu’ils n’ont pas accès à cette étape), cela concerne le démarrage de Subclic. Lorsqu’ils obtiennent un nouveau marché, qu’il soit privé ou public, ils me sollicitent pour créer l’opération (chantier) sur Subclic et m’informent de la présence d’un ou plusieurs sous-traitants. Ainsi, je vérifie si le sous-traitant est déjà enregistré sur Subclic ou si je dois le contacter pour qu’il s’inscrive. Ensuite, les chargés d’affaires établissent leur contrat de sous-traitance.

Subclic a grandement simplifié notre processus en centralisant toutes les communications et actions liées aux sous-traitants. Fini les nombreux e-mails de relance ! Désormais, tout se fait sur la plateforme.

En interne, notre processus est resté globalement le même : les chargés d’affaires créent les contrats de sous-traitance puis je fais les vérifications administratives et financières et je me charge de générer le DC4, le tout en utilisant les fonctionnalités offertes par Subclic. Grâce à cette centralisation, nous gagnons en efficacité et en simplicité dans notre gestion des sous-traitants.”

Ensuite, si l’on compare votre gestion des contrats et documents de sous-traitance avant et après l’utilisation de Subclic, quels sont les points forts de cette solution selon vous ?

“L’un des points forts majeurs de Subclic réside dans sa fonction de signature électronique, qui permet d’éviter les allers-retours. Nous apprécions particulièrement la possibilité de signer électroniquement les DC4. Bien que votre plateforme propose cette fonctionnalité, nous souhaitons que son utilisation se développe davantage dans le domaine des marchés publics, qui est généralement plus réticent aux innovations numériques. Nous espérons que cette pratique deviendra plus répandue à l’avenir !

En tout cas, pour le moment, je suis déjà extrêmement satisfaite de l’outil. Fini le poids des piles de papier interminables lorsque je collecte les pièces administratives, car les sous-traitants déposent désormais tout sur la plateforme. Cette simplification est un réel avantage.“

Comment s’est passée la mise en place de Subclic auprès de vos sous-traitants, ont-ils été réceptifs à cette solution ?

“Comme mentionné précédemment, certains sous-traitants se montrent plus réticents à adopter la solution. Cependant, Subclic a facilité notre approche en créant un modèle d’e-mail et un lien d’invitation pour leur inscription sur la plateforme. J’ai automatisé l’envoi d’invitations par e-mail à tous les sous-traitants avec lesquels nous collaborons régulièrement, ce qui nous permet d’anticiper les prochains chantiers avec eux. De plus, pour les nouveaux sous-traitants, nous les invitons sur la plateforme avant même de leur envoyer le contrat, leur permettant ainsi de déposer directement leurs pièces administratives sur Subclic. Ainsi, lorsque le contrat leur parvient, ils n’ont plus qu’à le signer, simplifiant ainsi le processus.“

Est-ce que vous avez constaté une différence entre la façon dont vous traitiez les contrats de sous-traitance avant et maintenant avec Subclic ?

“Non, il n’y a pas vraiment de différence notable, ce qui est une bonne chose. La plateforme s’adapte à notre processus interne existant et ne le perturbe pas. Cela nous permet de maintenir notre façon de travailler avec les chargés d’affaires. La véritable différence réside dans la dématérialisation de tous nos documents et les économies de temps et de coûts réalisés en termes de papiers et d’affranchissements.”

À qui recommanderiez-vous Subclic ?

“Tout d’abord, je dirais nos sous-traitants ! Certains d’entre eux l’ont découvert lorsque nous les avons invités à déposer leurs documents sur la plateforme, et ils souhaitent désormais obtenir des informations pour s’inscrire à leur tour.

Je recommanderais également Subclic aux entreprises de taille similaire à la nôtre. C’est un outil facile à utiliser, ludique et intuitif. Le service d’assistance téléphonique est également très réactif en cas de question ou de problème. L’accompagnement fourni est immédiat et complet, à la fois pour nous et pour nos sous-traitants.“

Un pas de plus vers l’innovation avec Subclic

En optant pour la modernisation de leur gestion de leur sous-traitance grâce à la plateforme Subclic, les Charpentiers de Paris démontrent leur volonté de conjuguer tradition et innovation préservant ainsi leur héritage séculaire tout en s’adaptant aux exigences du monde contemporain. Grâce à la plateforme Subclic, ils ont gagné en efficacité, en fluidité et en qualité, renforçant ainsi leur position de leader dans les domaines de la construction en bois et métallique ainsi que la menuiserie-agencements.

Merci à Carole Hadad pour son témoignage !