Demandes d’agrément postales ou dématérialisées ? Découvrez le mode hybride sur Subclic

Lorsque l’on parle de dossier de sous-traitance, plusieurs documents sont afférents au contrat lui-même : demandes d’agrément, ordre de service, avenants, etc. Les demandes d’agrément quant à elles, doivent être approuvées et signées par la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre. Mais ces derniers n’ont pas tous les mêmes attentes en matière de dématérialisation. C’est pourquoi nous avons développé le mode hybride sur Subclic, permettant de choisir le mode d’envoi et de signature de la demande d’agrément. Explications.

Les avantages de Subclic en tant que maître d’ouvrage / maître d’œuvre

La plateforme Subclic permet aux entreprises principales de dématérialiser leurs dossiers de sous-traitance, et de suivre l’avancée de chaque dossier, avec chaque sous-traitant, pour chaque chantier. La présence du sous-traitant sur Subclic est donc indispensable. Tandis que la présence du maître d’ouvrage et du maître d’œuvre, n’est encore qu’optionnelle.

Ils ont pourtant tout à y gagner, puisqu’en utilisant Subclic, les maîtres d’ouvrage et les maîtres d’œuvre ont la possibilité de dématérialiser leurs demandes d’agrément ; mais aussi d’accéder aux données générales d’un chantier et au dossier administratif de chaque sous-traitant. Toutes les informations concernant la sous-traitance sont ainsi regroupées et accessibles sur une seule et même plateforme.

Nous sommes toutefois bien conscients que les maîtres d’ouvrage et les maîtres d’œuvre n’ont pas tous les mêmes attentes concernant la dématérialisation de leurs documents de sous-traitance. Et c’est pourquoi, afin de faciliter les échanges avec ces derniers autour de la demande d’agrément, nous avons développé le mode hybride.

Alors, le mode hybride sur Subclic, qu’est-ce que c’est ?

Lorsqu’une entreprise principale ouvre un dossier de sous-traitance, plusieurs documents sont automatiquement générés : un contrat de sous-traitance, une demande d’agrément (et délégation de paiement s’il y a) et un ordre de service.

Le contrat de sous-traitance et l’ordre de service ne concernent que l’entreprise principale et le sous-traitant. Ainsi, les deux partenaires étant d’ores et déjà présents sur Subclic, ils peuvent signer électroniquement ces documents et échanger via la plateforme.

La demande d’agrément quant à elle, implique également d’être approuvée et signée par le maître d’ouvrage et le maître d’œuvre. Lorsque ces partenaires ne sont pas inscrits sur Subclic, il est alors possible de dématérialiser ce document via un lien temporaire sécurisé : c’est ce que nous appelons le mode hybride.

Pour faciliter les démarches entre tous les partenaires, à la fin de la rédaction du contrat de sous-traitance, l’entreprise principale dispose alors de deux choix :

  • ne pas dématérialiser la demander d’agrément et l’envoyer par voie postale ;
  • ou dématérialiser également la demande d’agrément (et si besoin, la délégation de paiement).

Demande d’agrément par voie postale

Demande d’agrément par voie postale

Si la maîtrise d’ouvrage ne souhaite pas dématérialiser la demande d’agrément, l’entreprise principale choisit alors de ne pas envoyer le document par voie électronique. Elle devra alors l’imprimer, le signer de façon manuscrite puis l’envoyer par courrier. Les échanges entre tous les partenaires se font ainsi comme ils se faisaient jusqu’à présents : par voie postale.

Les documents impliquant uniquement le sous-traitant – contrat, ordre de service, etc. – resteront quant à eux dématérialisés et seront signés électroniquement.

Mode hybride : demande d’agrément dématérialisée

Demande d’agrément dématérialisée

Si la maîtrise d’ouvrage accepte de dématérialiser la demande d’agrément, l’entreprise principale choisit alors de lui envoyer un lien sécurisé temporaire par email, afin d’accéder au document.

Le maître d’ouvrage aura ainsi accès à l’approbation et à la signature de la demande d’agrément. Et ce, même s’il n’est pas inscrit sur Subclic. Il pourra ensuite :

  • Choisir s’il souhaite envoyer ou non le document pour approbation au maître d’œuvre
  • Formuler des commentaires si besoin
  • Approuver / refuser la demande d’agrément
  • Télécharger le dossier administratif du sous-traitant
  • Signer électroniquement la demande d’agrément

Pour faciliter ses démarches, il lui sera proposé de créer un compte sur Subclic, afin de suivre l’avancée en temps réel du dossier.

Conclusion : en quoi le mode hybride facilite-t-il les échanges avec le maître d’ouvrage et le maître d’œuvre ?

En proposant d’envoyer la demande d’agrément au maître d’ouvrage et au maître d’œuvre au format dématérialisé, ces derniers auront la possibilité d’approuver et de signer le document électroniquement, même s’ils ne sont pas inscrits sur Subclic.

Cela permet donc à l’entreprise principale de dématérialiser entièrement son dossier de sous-traitance, et pas uniquement les documents afférents au sous-traitant lui-même. Mais cela permet également au maître d’ouvrage et au maître d’œuvre d’accélérer leurs démarches en matière de sous-traitance, et de gagner ainsi un temps considérable sur l’évolution de leurs chantiers.